Przedstawiamy tekst autorstwa dr Marleny Wach z kancelarii JBW, naszego Partnera. Tekst mogą Państwo przeczytać również na stronie JBW pod linkiem: http://www.kancelariajbw.com.pl/zdalny-tryb-pracy
Jak chronić dane w obliczu konieczności zdalnego trybu pracy?
Obecna sytuacja epidemiologiczna odznacza piętno na przedsiębiorcach, stawiając przed nimi wyzwania związane z zachowaniem ciągłości działalności. W poprzednich artykułach dotyczących ochrony danych osobowych skupiliśmy się m.in. na obniżeniu ekspozycji biologicznej pracowników czy też ochronie danych osobowych w ramach gromadzenia przez przedsiębiorców danych medycznych pracowników i klientów/potencjalnych klientów przedsiębiorstw. Aspekty te koncentrują się jednak na sytuacjach, w których obecność pracowników w zakładach pracy jest niezbędna. Jak więc wygląda sytuacja ochrony danych w przypadku podmiotów, w których istnieje możliwość przeniesienia całości lub jakiejś części ich działalności na tryb zdalny oraz jakich zasad należy przestrzegać?
Duży odsetek przedsiębiorstw ma możliwości i instrumenty pozwalające na dostosowanie świadczonych przez siebie usług do trybu zdalnego. Zdalny charakter pracy niesie za sobą jednak konieczność przestrzegania kilku procedur w celu zapewnienia jak najwyższego bezpieczeństwa podczas realizowania zadań pracowniczych oraz płynnego prowadzenia działalności przez przedsiębiorców. W zakresie ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej UODO w komunikacie z dnia 17 marca 2020 r. wskazuje m.in. na następujące czynności pozwalające na zachowanie bezpieczeństwa danych osobowych podczas pracy poza biurem w zakresie:
Urządzeń:
- Postępowanie zgodnie z procedurą bezpieczeństwa w zakresie pracy na urządzeniach i z wykorzystaniem oprogramowania przekazanego przez pracodawcę;
- Nieinstalowanie dodatkowych aplikacji i oprogramowania;
- Zapewnienie niezbędnych aktualizacji systemów operacyjnych, oprogramowania oraz systemów antywirusowych;
- Odpowiednie przechowywane dokumentacji oraz uniemożliwienie dostępu do niej osobom trzecim;
- Każdorazowe wylogowanie się z platform służbowych po zakończeniu pracy;
- Zachowanie szczególnych środków bezpieczeństwa, zabezpieczanie sprzętu oraz wykorzystywanych platform silnymi hasłami dostępu;
- Podjęcie szczególnych środków zabezpieczających wykorzystywane do pracy zdalnej urządzenia przed zgubieniem lub kradzieżą oraz niezwłoczne poinformowanie pracodawcy w przypadku zaistnienia takiego zdarzenia (w tym także podjęcie kroków w celu zdalnego wyczyszczenia pamięci urządzenia – o ile to możliwe).
Skrzynek e-mail:
- Postępowanie zgodnie z procedurą bezpieczeństwa w zakresie korzystania ze służbowej poczty elektronicznej;
- Używanie przede wszystkim służbowych kont e-mail, w przypadku zaistnienia konieczności korzystania z prywatnej poczty elektronicznej należy upewnić się, iż treści, załączniki są odpowiednio szyfrowane;
- Dołożenie wszelkich starań, aby korespondencja zawsze trafiała do właściwego adresata;
- Wstrzymanie się od otwierania wiadomości mailowych od nieznanych adresatów, załączników oraz linków w takich wiadomościach;
- Wysyłanie zaszyfrowanej wiadomości i hasła odszyfrowującego różnymi metodami
Dostępu do sieci i chmury:
- Korzystanie z sieci i usług chmurowych tylko z zaufanych źródeł, a także przestrzeganie wszelkich zasad i procedur organizacyjnych dotyczących logowania i udostępniania danych;
- Odpowiednia archiwizacja i przechowywanie danych w przypadku braku możliwości pracy w chmurze lub w przypadku braku dostępu do sieci.
Regulamin pracy zdalnej
Warto zrobić inwentaryzację, co może być przeniesione w tryb zdalny, a jakie czynności muszą pozostać w trybie wykonywania ich osobiście w biurze lub w terenie, zakładzie oraz czy te ostatnie nie wymagają przeorganizowania i dostosowania do sytuacji. Przenosząc biuro w tryb zdalny należy także zastanowić się, czy rzeczywiście wszystko trzeba przenieść, do jakich dokumentów pracownik musi mieć dostęp, jak je ma archiwizować (czy ma je niszczyć a jeżeli tak to w jaki sposób). Te oraz inne informacje powinny się znaleźć w Regulaminie pracy zdalnej lub innym dokumencie wdrażającym wiążące reguły pracy zdalnej. Regulamin ten może określać spotkania online z pracownikami o ustalonych porach rano i po południu oraz metody rejestrowania czasu pracy, pokazywania swojej aktywności. Może też pracodawca może wyposażyć pracowników w zamykane skrzynki, tak aby po zakończeniu pracy mogli oni złożyć do nich dokumenty, aby przez przypadek nie uległy one zalaniu lub zniszczeniu w tzw. środowisku home office. Pod względem ochrony danych osobowych pracodawca powinien wykonać analizę przetwarzania danych, czy na przykład w nowych okolicznościach nie przetwarzane są dodatkowe dane osobowe albo w inny sposób, czy udostępnianie są dane do krajów trzecich. Warto także przeszkolić pracowników w zakresie nowego regulaminu czy procedury regulujące pracę zdalną, gdyż w nowym środowisku pracy domowej łatwo o nieuwagę i przesłanie np. poufnej informacji do niewłaściwego adresata i w zależności od zawartości może stanowić to incydent w zakresie bezpieczeństwa danych.
W tych i innych zakresach chętnie udzielimy Państwu bardziej szczegółowych informacji oraz przygotujemy odpowiednie dokumenty, chętnie przeprowadzimy szkolenia.
Zapraszamy do współpracy!
Dr Marlena Wach
MARLENA WACH – RADCA PRAWNY, DOKTOR NAUK PRAWNYCH
Ekspert w zakresie danych osobowych, AML, prawa telekomunikacyjnego, IT, nowych technologii, prawa autorskiego, mediów, infrastruktury, cloud computing, sztucznej inteligencji, Internetu rzeczy, big data, prawa konkurencji i konsumentów. Doradza prawnie i biznesowo w sposób praktyczny, uwzględniając zawsze aspekty i specyfikę działalności danego podmiotu oraz otoczenie regulacyjne, kontraktowe i biznesowe Klienta. Ukończyła Wydział Prawa i Administracji UW, gdzie także obroniła swoją pracę doktorską. Dr Marlena Wach posiada ponad 10-letnie doświadczenie nabyte podczas pracy w sektorze finansowym (w tym transakcje walutowe), bankowym, a także energetycznym.
“Kancelaria JBW jest strategicznym Partnerem prawnym Cloud Community Europe. JBW jest Kancelarią ekspercką stworzoną przez wysokiej klasy Prawników i Ekspertów, posiada dwa biura: w Gdańsku i w Warszawie. Kancelaria J.Bójko i Wspólnicy działa w strukturze przyjaznej dla Klientów oraz ze zrozumieniem dla ich branż. Prawnicy JBW od wielu lat praktykują w wielu obszarach prawa publicznego i prywatnego, w tym infrastruktury krytycznej, cyberbezpieczeństwa, danych osobowych, RODO, nowych technologii, audytów prawno-technicznych, a także prawa konkurencji i konsumentów, prawa umów i prawa autorskiego. Partnerem Zarządzającym w Kancelarii JBW jest Mec. Justyna Bójko (kontakt do JBW: kancelaria@kancelariajbw.com.pl lub p.radecka@kancelariajbw.com.pl/+48 668 571 542)”
